Nicht Mandanten mit Benutzer verwechseln.
Mit den Mandanten trennt man z.B. Firmenkonten von privaten Konten oder die Konten von verschiedenen Firmen voneinander.
Die Benutzer sind die tatsächlichen Bediener der Software. Also die Leute, die vor dem Rechner sitzen
Wenn auf einmal irgendwelche Daten "verschwinden" liegt es oft daran, dass man sich im lokalen Datenbestand anmeldet und die eigentlichen Daten irgendwo im Netzwerk liegen.
Oder jemand hat versehentlich Daten gelöscht. Für den Fall wurden hoffentlich regelmäßig Datensicherungen durchgeführt.