Szenario:
Ein Mitarbeiter soll Urlaubsvertretung machen und muss dafür die Zahlungseingänge überwachen.
Dieser Mitarbeiter soll aber zum Beispiel nicht den Kontostand sehen können.

Ich bin nun also auf der Suche nach einer Software, die ggf. nur einem Benutzer erlaubt ausschließlich die Haben-Umsätze abzurufen,
aber nicht den Kontostand einzusehen.

Hat jemand eine Idee?!?

Software dafür kenne ich gerade keine aber habt Ihr die Bank mal gefragt? Es gibt Banken, die bieten einen SMS-Service für Geldbewegungen nach einstellbaren Filterregeln an.

Guten Tag,

fuer windata gibt es ein Modul "AutoAuszug" welches automatisch die Auszüge abholen kann. Ob das jetzt als Einzelmodul nutzbar ist weiss ich nicht.
eine gute Zeit, wuenscht,
Gerd
--

Sorry Holger:

eine andere Person damit beauftragen!?
Nich für jedes interne Problem, gibt es am Markt eine Lösung!

Viele Grüße

Holger

Wenn das öfter auftritt würde ich auf lange Sicht für die Gutschriften ein zweites Konto empfehlen. Dann kann man das ohne Trickserei steuern, wie man will.

Gruß
Raimund

...was man - zumindest bei Sparkassen - durch sog. interne Kontenkompensation gemeinsam disponieren und abrechnen lassen kann, fast als wäre es nur ein Konto.

Das verstehe ich nicht. Ein hoher Kontostand könnte Begehrlichkeiten wecken, ohne Kenntnis der Hintergründe.
Zum Beispiel: man erzählt den Mitarbeitern der Firma geht es nicht gut.
Der Kontostand beläuft sich aber auf über 1 Mio. €.
Leider wissen die Mitarbeiter nicht, dass die nächte Bankrate mit 2Mio Abtrag kurz bevor steht.
O.g. nur mal als Beispiel, soll aber die Problematik veranschaulichen.
Außerdem gehen von dem Konto die Gehälter (auch vom Chef) ab,
und das geht jemanden von der Auftragsbearbeitung nix an ...



Was ändert ein zweites Konto?!? Der Kontostand bleibt doch einsehbar ...

"Angeblich" soll mein Szenario mit ALF-Banco über die Rechtevergabe abgebildet werden können,
leider bekomme ich das nicht hin ...

Da hast Du allerdings Recht. Wer nicht versteht, dass ein hoher Kontostand zur Situation der Firma rein garnichts besagt, wird das mit einem zweiten Konto erst recht nicht verstehen. :shock:

Ganz ehrlich Holger: Solche einfach gestrickten Mitarbeiter - wie sie es Deiner Beschreibung nach zu sein scheinen - würde ich mit solchen Aufgaben auf keinen Fall betrauen, die sind auch mit einer Software überfordert! Ruf doch ab und zu selbst bei der Bank an und frage bestimmte Eingänge ab. Telefonbanking dürfte Eure Bank doch wenigstens anbieten.

Guten Tag ,

> Angeblich" soll mein Szenario mit ALF-Banco über die Rechtevergabe

ich habe gerade mal in die Benutzer/Rechtevergabe von windata 8 Pro geschaut,- da geht das.
Lade Dir doch mal die Testversion und probiere es aus,
meint
Gerd
--

Wir haben ein paar hundert Zahlungseingänge am Tag,
und ich will nicht anrufen, weil ich in Urlaub bin (bzw. sein möchte ... ).

Und: ich habe keine guten Mitarbeiter! Ich habe die Besten!
Aber jeder eben in seinem Bereich ... )


Vielen Dank für den Tipp, der Download läuft bereits, ich werd´s probieren.

Mit windata 8 Pro funktioniert alles so wie gewünscht.
Vielen Dank für den guten Tipp.

Leider geht´s doch nicht so richtig:
Bei einem eingeschränkten Benutzer sind in den Vormerkposten auch die Abgänge zu sehen,
zudem in der Statistik die Gesamtumsätze,
und in der Konfig ist kein Punkt mit dem ich das ausblenden kann ...

*seuftz*

Durch gemeinsamen Betriebsurlaub hatten wir das Problem noch nicht,
aber ich bin überrascht, wenn es dafür keine Lösung geben sollte,
weil meiner Meinung nach das Problem nicht nur bei uns sein sollte ...

Dass man Mitarbeiter nicht vernünftig und wahrheitsgemäß informiert und aufklärt und ihnen deshalb Dinge verheimlichen muss? Und dann eine Software sucht, die das nachvollzieht?
Ich glaube, damit steht Eure Firma ziemlich allein da auf weiter Flur :eek:

Zusatz: Ich kenne viele Firmen, die lassen für diesen Zweck z.B. die Lohnbuchungen über externe Systeme/Dienstleister wie z.B. DATEV abwickeln, dann erscheint nur eine Sammelüberweisung auf dem Konto ohne Details. Dann sehen die Buchführer nicht die Gehälter. Aber den Rest der Buchungen muss ein Kontoführer m.E. schon wissen. Man kann doch niemanden mit einer Aufgabe betrauen und ihm nur die Hälfe der Infos geben und erwarten, dass das qualitativ hochwertig und verantwortungsvoll ausgeführt wird, oder?

Es geht nicht um Kontoführung, die bleibt in der Buchhaltung.
sondern um Vorkasse-Aufträge zeitnah auszuliefern,
und das geht über die Auftragsbearbeitung ...

Aber die Anforderungen stehen ja im Eröffnungspost, und im Übrigen brauche ich mich auch nicht zu rechtfertigen warum ich was mache.
Es hat alles seinen Grund, da kann man sich sicher sein!
Einige verstehen´s, andere nicht, aber darum geht es eben nicht!

Ich finde es sinnvoll, wenn die Auftragbearbeitung ohne die Buchhaltung eigenständig tätig werden kann.
Und wenn in der Auftragsbearbeitung eben Studenten oder 400 € Jobber sitzen,
dann brauche ich denen keine Firmenhintergründe erläutern.
Die Buchhaltung ist bei uns ein festes Team und genießt höchstes Vertrauen,
aber auch darum geht es nicht (s.o.).

Für weitere, zielführende Hilfe in Hinblick auf die Software bin ich weiterhin sehr dankbar.

Wie wäre es, wenn eine "vertrauensvolle" Person die Umsätze abruft und nur die Daten exportiert (Excel und Co.), die für den Rest der Mitarbeiter zugänglich sein soll?

Heiner

Hibiscus (siehe Forum hbci4java) erlaubt die kontenweise Einrichtung für die Synchronisation. Hier besteht die Möglichkeit nach Umsätzen und Saldoabruf zu unterscheiden. Ich persönlich habe jedoch alle Konto mit Umsatz- und Saldoabfrage.
Nachdem die DFÜ über FinTS multibankfähig ist, kann diese Lösung auch bankenunabhängig gefahren werden.
Ferner lässt sich in der Ansicht Kontoauszüge ein Filter für bestimmte Umsätze (=Habenbuchungen) setzen. Vielleicht bietet der Entwickler hier Unterstützung im Sinne Rechtevergabe / -einschränkung
Willuhn

Ah, ok. Ein anderer Sachverhalt.

Dann wird aber die Zwei-Konten-Lösung wieder interessant. Konto 1 ist das Hauptkonto, welches mit Konto 2 für alle Vorkasse-Eingänge kompensiert und täglich ausgebucht wird. Damit könnten die Auftragsbearbeitungs-Mitarbeiter uneingeschränkte Abfragemöglichkeit für Konto 2 bekommen und der Saldo wäre täglich weg. Dann würden die nichts sehen, was sie für ihre Arbeit nicht brauchen.

Übrigens: SFirm hat auch eine sehr feine Benutzersteuerung. Habs noch nicht probiert aber vielleicht könnte man damit eine Liste generieren und einen Benutzer anlegen, der nur diese eine Liste abrufen darf. Zusammen mit dem Automat, der die Kontoauszugsdatei abruft könnte das vielleicht auch ein Weg sein. Infos und Demo gibts unter http://www.sfirm.de

Hallo Holger,

die Idee von Raimund mit dem zweiten Konto find ich gar nicht so daneben. Ist zwar keine Lösung auf die Schnelle, dafür aber auf Dauer die sauberste, auch wenn vielleicht etwas teurer.

Eröffne bei Deiner Bank ein zweites Konto und nur dieses Konto gibst Du Deinen Kunden an. Damit hast Du erst mal ein reines Einnahmenkonto. Sprich mit Deiner Bank, ob diese das Einnahmenkonto täglich zum Buchungsende auf "0,00 EUR" stellen kann, also das gesamte Guthaben auf Dein normales Konto umbucht. Der Kontostand auf dem Einnahmenkonto ist also maximal die Summe der täglichen Geldeingänge, diese könnte Dein Mitarbeiter auch von Hand zusammenrechnen.
Dann kannst Du für Deinen Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung entweder bei der Bank einen Online-Banking-Zugang für nur dieses Konto (nur Einsicht, keine Zahlungsaufträge) beantragen, oder ihm in der Software nur rechte für dieses Einnahmenkonto einrichten. Wenn er von diesem Konto den Saldo sieht, macht das nix. Die Buchhaltung braucht natürlich Zugriff auf beide Konten.

Alternativ kannst Du natürlich auch alle anderen Dinge übers neue Konto abwickeln und das alte künftig nur noch für Zahlungseingänge Deiner Kunden nutzen. Dann musst Du die Berechtigungen eben anders herum verteilen.

Gruß bt

Was klappt daran nicht? Über die Benutzerverwaltung von windata professional 8 lässt sich dieses Szenario eigentlich problemlos abbilden. Wir haben viele Kunden, die sowas brauchen - in der Regel bei größeren Unternehmen wo Kreditoren und Debitoren von verschiedenen Abteilungen/Personen bearbeitet werden.
Wenn's nicht passt, dann machen wir es passend...

Viele Grüße aus dem Allgäu

Stefan Balk

PS: Ruf' die Hotline (07563-18010) an und sag' einen schönen Gruß von mir. Sie sollen Dir mittels Netviewer zeigen wie es geht.

Warum die Software ?
Wenn man aus dem Gesichtspunkt der Bank schauen kann....

Bei meiner GenoBank ist es möglich für den "Online-Banking Zugang" z.B. die Saldenabfrage zu sperren.
Also alles sperren, bis auf die Umsatzabfrage.

Dann kann man "nur" Umsätze abfragen.

Richtet man dann noch einen separaten Benutzer/Mandanten mit eben diesem Zugang ein, so "kann" die reine Umsatzabfrage faktisch jede Software.

Korrigiert mich wenn ich falsch liege.