Hallo liebe Leute,
ich bin für einen Verein als Kassenwart tätig, und würde mich sehr freuen, wenn ihr mir zum Thema Online-Banking speziell für Kostenrechnung bzw. EÜR etwas Orientierungshilfe geben könntet.
Um den Jahres-Bericht zur Mitgliederversammlung und den Vorstand zu erstellen, habe ich früher immer wie folgt gearbeitet:
- Spartenumlage: Verteilung der Mitglieder-Beiträge aus "Allgemein --> Beiträge" z.B. anteilig in "Segelflug --> Sonstiges" mit Bemerkung "Spartenumlage".
- Einnahme bei "Tankstelle --> Verkauf Benzin/Öl" und Ausgabe in gleicher Höhe für in "Segelflug --> Kraftstoff Winde".
- eine Forderung für das Berichtsjahr ist nicht mehr vor dem 31.12. eingegangen:
1x minus bei "Allgemein --> offene Forderungen", 1x plus bei "Segelflug --> Fluggebühren"
[*] Die Auswertung ist die Liste aller Umsätze, geordnet zuerst nach Kategorien, dann Unterkategorie, dann Datum. Ein kleines Beispiel dazu unten anbei.
[/list]
Das alles hat immer sehr gut funktioniert, aber das "Abtippen" der Umsätze für die Datenbank in Schritt 1. ist sehr umständlich, erst Recht die Fehlersuche wenn die Summen nicht mit den Konten übereinstimmen.
Es ist naheliegend, dass man die Umsätze aus der ohnehin vorhandene Online-Banking Software direkt importieren könnte, oder noch besser wäre, wenn die "Datenbank-Software" für die o.g. die Umsätze per HBCI direkt selbst abrufen könnte.
Die Online-Banking Software die ich kenne (WISO MeinGeld, AlfBanco, einige weitere nur vom Testen) ermöglicht es zwar, Kategorien-Bäume anzulegen und den Umsätzen Kategorien zuzuordnen und darüber auszuwerten, aber leider ist das in der Praxis oft kaum zu gebrauchen. Probleme mit Online-Banking Software sind z.B.:
- In den Auswertungen oder Umsatzlisten wird nur die Unterkategorie angezeigt, z.B. "Versicherung".
Man kann dann nicht mehr erkennen, ob es sich um "Clubheim --> Versicherung", "Segelflug --> Versicherung", oder "Landeplatz --> Versicherung" handelt.
- In den Auswertungen kann man für die Teilsummen zwar am Bildschirm die dazugehörigen Umsätze abrufen,
in den Ausdrucken / exportierten pdf-Dateien usw. fehlen aber die einzelnen Umsätze, man sieht stets nur die (Teil-)Summen. (Im Gegensatz zu dem Beispiel unten, da ist es richtig.)
- Kann in den Auswertungen nicht direkt Fehler verbessern.
- IdR keine Möglichkeit, "Mandanten" voneinander zu trennen.
D.h. wenn ich dasselbe auch privat und für eine kleine Firma machen möchte, müssen für alle drei derselbe Kategorien-Baum verwendet werden, d.h. brauche dort eine weitere Kategorie-Ebene als "Ober-Kategorie".
- Ganz toll wäre (aber nicht notwendig), wenn Netzwerk/Internet-Features vorhanden wären, sodass auch andere Vorstandsmitglieder im laufenden Jahr Zwischenberichte abrufen oder Daten ergänzen können usw.
Gerade die ersten beiden Probleme finden sich - verblüffender Weise - in
jeder Online-Banking Software wieder, die ich bisher gesehen bzw. ausprobiert habe.
Nun meine Fragen:
- Wie nennt man den oben beschriebenen Vorgang / Arbeitsweise / Bericht richtig?
Ist das "Kosten(stellen)rechnung" oder "EÜR" oder noch etwas anderes?
- Welche Software ist geeignet, um diese Aufgabe sowohl komfortabel (autom. Abruf oder Import der Kontoumsätze) und nützlich (Liste der Einzelumsätze mit Teilsummen wie oben in 4. beschrieben) erledigen zu können?
z.B. WISO Mein Geld kann das zwar alles, leidet aber unter den o.g. Problemen -- wodurch die Arbeit damit z.t. schwieriger wird als mit 20 Jahre altem Datenbank-Programm für MS-DOS...
Tendentiell würde ich gerne verstehen, wie man so etwas professionell und "richtig" macht, suche also nicht unbedingt eine Minimal-Lösung, sondern bin auch bereit, mich weiter einzulesen.
Eine wesentliche Schwierigkeit dabei ist, dass das Thema für mich recht "schwammig" und schwer zu formulieren ist.
Daher bin ich für jeden Tipp sehr dankbar, sei es Richtungs-/Orientierungshilfe oder in Frage kommende Programme o.ä..
vorab ganz herzlichen Dank und viele Grüße
Carsten
Beispiel, gekürzt und "fiktiv", hier nur für Sparte "Segelflug":Code
Sparte Verwendung Datum Betrag Bemerk. MWSt
--------- --------------- ---------- ----------- ------- ------
Segelflug Fluggebühren 14.01.2002 22,70 [...]
9,20
23.01.2002 86,60
01.10.2002 465,00
175,00
26.11.2002 35,00
-----------
Summe: 793,50
Segelflug Instandhaltung 07.01.2002 -141,47 3,94
19.02.2002 -507,49 70,00
25.02.2002 -22,62 3,12
28.02.2002 -132,47 18,27
05.03.2002 -110,00 15,17
03.04.2002 -40,50
08.04.2002 -69,10 1,86
03.06.2002 -136,96 8,96
02.08.2002 -48,26 6,66
20.08.2002 -4,50 0,62
-37,33 5,15
27.08.2002 -129,34 17,84
03.09.2002 -40,09 5,53
26.09.2002 -105,00 14,48
01.10.2002 -52,26 7,21
-191,35 26,39
14.10.2002 -326,80 16,80
02.12.2002 -145,00 20,00
-287,55 11,45
11.12.2002 -23,77
-----------
Summe: -2.551,86
Segelflug Kraftstoff/Öl 02.07.2002 -97,94 13,51
02.08.2002 -17,35 2,39
05.08.2002 -100,05 13,80
-----------
Summe: -215,34
Segelflug Sonstiges 09.12.2002 -459,50
-----------
Summe: -459,50
Segelflug Versicherung 13.02.2002 -177,93
13.06.2002 -177,93
-281,73
25.06.2002 -51,90
19.08.2002 -51,90
-445,99
-----------
Summe: -1.187,38
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Segelflug Summe: -3.620,58 283,15