Zitat geschrieben von stonegate
Wir haben von allen unseren Kunden bei Vertragsschluss eine Lastschrifteinzugsermächtigung erhalten. Mir wurde gesagt, dass ich diese als neues SEPA Mandat übernehmen kann. Ich muss meinen Kunden also nicht noch einmal irgendwelche Formulare schicken und diese bitten mir alles zu unterschreiben und zurückzuschicken.
Als Privatkunde entsinne ich mich, dass ich auch keiner anderen Firma noch einmal irgendetwas zusenden musste. Telekom, Vodafon, BMW, etc. Sie buchen alle per SEPA einfach ab ohne das ich jemals etwas neu habe unterschreiben müssen.
Was ich also bei einem Widerspruch vorlegen kann, ist der gültige und unterschriebene Vertrag mit der Lastschrifteinzugsermächtigung. Bei Neukunden ist es das SEPA Mandat. Weiterhin haben wir vor 3 Monaten alle Kunden per Mail informiert, dass wir künftig (damals nannten wir den 15.02 - meine ich) per SEPA Basislastschrift einziehen.
Somit wissen die Kunden eigentlich alle bescheid. Habe ich hier alles richtig gemacht ?
OK, bis dahin klingt's gut. Die Mail war dann das Umstellungsschreiben. Auf diesem war hoffentlich euere Gläubiger-ID und die zu verwendende Mandatsreferenz angegeben? Alte (schriftlich vorliegende!) Lastschrifteinzugsermächtigungen können mit diesem Umstellungsschreiben in ein SEPA-Mandat gewandelt werden, es müssen Gläubiger-ID und Mandatsreferenz angegeben werden und das Datum des Umstellungsschreibens wird fürderhin als Mandatserteilungsdatum in jede Lastschrift übernommen.
Zitat geschrieben von stonegate
Ich hinterlege einen Kunden und eine Serienrechnung. MUSS ich zwischen First und Recurring unterscheiden ? Das ist meiner Meinung nach im System gar nicht abbildbar. Wie soll unsere Software wissen ob der Kunde das erste mal eine Rechnung erhält oder ob er letzten Monat schon einmal eine bekommen hat?
Du MUSST die Erste Lastschrift, die unter einer Mandatsreferenz eingezogen wird, mit FRST senden, Du MUSST alle Weiteren bis zur vorletzten mit RCUR senden, Du musst die Letzte mit FNAL senden (es sei denn, es gibt nie eine letzte, weil man zum Zeitpunkt der Letzten noch nicht wußte, dass es die Letzte ist.). Wenn keine Letzte gesendet wird, verfällt das Mandat nach 13 Monaten Nichtbenutzung.
Wie soll euere Software das wissen? Indem Sie sich merkt, ob sie
für diese Mandatsreferenz (eine Mandatsreferenz muß innerhalb einer Gläubiger-ID eindeutig sein!) schon mal eine LA gesendet hat oder nicht! Das nennt man Mandatsverwaltung. Man muß sich immer merken ob das Mandat schon mal benutzt wurde und wenn ja wann zum letzten Mal (von wegen ob es noch gültig oder schon verfallen ist oder nicht). Sinnvoll wäre auch, sich alle Lastschriftdaten zu merken, damit man ggf. nachweisen kann, dass nie ein Zeitraum > 13 Monaten dabei war, dass also das Mandat nicht verfallen ist. Bei bösartigen Kunden könnte man sonst Überraschungen erleben... Wenn die Software das nicht kann, muß man es ihr beibringen. Deswegen wurden ja die SEPA-Umstllungen überall gemacht. Und Achtung: Manche Banken prüfen bei für Kundenkonten eingehende Lastschriften, ob diese logischen Zusammenhänge korrekt sind (also RCUR nach FRST, kein RCUR ohne FRST, kein FRST nach FRST, kein FRST nach RCUR, Mandatsdatum < Belastungsdatum usw.) und lehnen Lastschriften ab, die das nicht erfüllen. Für Dich bedeutet das dann kostenpflichtige Rücklastschriften! Und das kann bei größeren Stückzahlen und Banken mit höheren Rück-LA-Gebühren teuer werden. Auch könnten Banken die Einreichung von inkorrekten Lastschriften als Verstoß gegen die vereinbarten Bedingungen werten und in letzter Konsequenz die Zuverlässigkeit des Kunden in Frage stellen und dann die Einreichungsvereinbarung für Lastschriften kündigen.
Weiterhin werden die Banken über kurz oder lang dem Kunden die Einrichtung von Black- und/oder White-Lists für Mandatsreferenzen anbieten...
Zitat geschrieben von stonegate
Ich würde demnach alles als First buchen ? Oder ist das auch wieder nicht erlaubt ? Wenn ich jetzt alle Kunden das erste Mal mit SEPA buche wird es sicherlich überall FIRST sein müssen? Danach sollte es überall RECURRING sein und dann nur bei Neukunden wieder das erste Mal FIRST ? Mhmm. Ich seh den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.
Genau so ist es. Jede erste zu einer Mandatsreferenz als FRST, jede weitere als RCUR. Bei neuen Kunden (schriftliches Mandat, weil ja keine Umstellung einer Alt-Einzugsermächtigung!!) muß die erste auch zwingend FRST sein. Wobei wir wieder bei "merken" und "Mandatsverwaltung" wären. Übrigens, bei Einreichung von Sammellastschriften über HBCI müssen die "sortenrein" sein. Eine Datei darf nur Lastschriften enthalten, die "gleich" sind. Also NUR FRST oder NUR RCUR und NUR CORE oder nur COR1 und gleiches Belastungsdatum. Keinerlei Mischung! Wenn Du also 10 Alt- und einen Neukunden hast, dann hast Du eine Datei mit allen RCUR und eine andere mit allen FRST Lastschriften einzureichen.
Zitat geschrieben von stonegate
Du schreibst ich muss dem Kunden mindestens 1 Woche vorher ein Belastungsdatum ankündigen ? Sind das 5 Werktage von denen du sprichst ? Oder 7 Kalendertage ? Wir haben vertraglich mit unseren Kunden eine verkürzte Prenotification vereinbart. Wir dürfen bis auf 1 Tag heruntergehen. Aber die Bank scheint auf 5 Tage zu bestehen. Das liegt vielleicht an First und Recurring. Wie gesagt - ich verliere mich gerade total in der Sache und blicke nicht mehr durch.
Die Prenotification hat nichts mit der Bank zu tun. Das ist nur eine Vorschrift für den Kontakt zwischen Firma und Kunde.
Für die Bank zählen wie ich schon geschrieben habe, nur die Bankfristen. Die Bank prüft nicht, ob die Firma ihre Prenoti-Pflicht erfüllt hat. Nur der Kunde könnte Streß machen. Wenn ihr aber 1 Tag vereinbart habt, dann kann da ja nichts passieren.
Binden sind aber die Fristen:
CORE FRST 5+1 TARGET2-Tage (grob gesprochen Bankarbeitstage, genaureres zu TARGET2 siehe google)
CORE RCUR 2+1 TARGET2-Tage
COR1 FRST 1+1 TARGET2-Tage
COR1 RCUR 1+1 TARGET2-Tage
Am Einfachsten für Euch wird es wohl sein, wenn ihr generell COR1-Lastschriften mit der verkürzten (gleichen) Vorlauffrist von 1+1 für FRST und RCUR benutzt. Vorausgesetzt es sind keine Auslandslastschriften dabei, da geht COR1 nicht. Da MUSST Du CORE mit den längeren Fristen nehmen.
Zitat geschrieben von stonegate
Auf unseren Rechnungen steht der von dir erwähnte Text. Ich würde ganz gerne auf 2-3 Werktage gehen. Vertraglich dürfte ich das. Nur wie muss ich das dann systemtechnisch abbilden ?
Unter 2 Tage kommst Du NIE. Ein Weg wäre: Du berechnest bei Rechnungslauf den [bübernächsten ]Bankarbeitstag[/b] (1+1) und druckst den als Belastungstag auf die Rechnung. Es muß dann aber sichergestellt sein, dass sowohl die Rechnungen als auch die Lastschriften (also COR1-Variante mit korrektem RCUR bzw. FRST und dem bewußten Belastungsdatum)
am gleichen Tag an den Kunden bzw. an die Bank gesendet werden, sonst klappts nicht mehr. Falls Lastschriften an IBANs ungleich DE..... dabei sind, müssen diese ausgesondert und mit den entsprechend längeren Fristen (also 5+1 für FRST und 2+1 für RCUR) entsprechend späteres Belastungsdatum sowohl auf der Rechnung als auch im Zahlungssatz!) als CORE-Variante (wieder mit korrektem FRST und RCUR) an die Bank gehen.
Niemand sagt, dass SEPA einfach ist
Wir waren in Deutschland mit den recht unproblematischen Einzugsermächtigungslastschriften recht "verwöhnt". In den meisten anderen Ländern gab es sowas nicht, drum wollten die höhere Sicherheitsstandards im Zusammenhang mit der Abbucherei. Rausgekommen ist das obige. Ob das nun sicher ist oder nicht lassen wir mal dahingestellt.