Arbeitest Du mit einer Datenbank (Tresor), die Du synchronisierst? Oder hast Du auf den verschiedenen Systemen jeweils eine eigene DB, die selbst aktualisiert wird?
Die grauen Positionen sind nach meinen Recherchen vom Programm aus den bisherigen Buchungen ermittelt. Und sind zunächst Vorschläge. Klick doch mal mit rechts auf eine solche graue Buchung. Dann bekommst Du normalerweise im Kontextmenü eine Auswahl "Annehmen oder Ablehnen". Wenn Du "Annehmen" anklickst, ist die Position danach nicht mehr grau.
Grüße
Joachim