welche Archivierungssystem werden eingesetzt? Steuerberater haben anscheinend vergessen die Mandanten zu informieren

Wir haben einige Anfragen zum Thema Handling und Archivierung elektronischer Kontoauszüge vorliegen, deshalb vermute ich, dass allmählich die Informationswelle losrollt...

Tja, von der Sache "Kontoauszug" her hast du Recht - wirklich erschreckend ist aber die dramatisch fehlende Informationsdichte, die bei einigen Fragestellungen "durchschimmert" und das trotz Steuerberater und/oder Buchhalterstelle. Die Fragen dürften Ende Dez. 2016 nicht mehr kommen.
Die sich abzeichnenden Fehler können am Ende richtig teuer werden, man möchte bei einigen Anfragen wirklich direkt zu Steuerrückstellungen raten.
Edit:
Ich habe das auch so verstanden: Digitale Rechnungen erfordert geeignete Maßnahmen für eine digitale Archivierung. Also erfordert die aufgedrängte Telekom-Online-Rechnung oder der elektronische Kontoauszug...?
Gruß
Raimund

Ich kann nur empfehlen, sich ggf. am besten eine frische, ggf. schriftliche "Meinung" vom Steuerberater und den IT-Verantwortlichen zu holen. Ich habe zum Thema digitale Belege in den letzten Monaten einfach zu viele falsch interpretierte Aussagen gehört.
Gruß
Raimund

hier stellt sich wirklich die Frage, wer ist Schuld, der Stb oder/und der Unternehmer, welcher anscheinend nicht mal diesbzgl. Basis-Wissen hat.
und auf der anderen Seite muss Ausgang und Eingang nochmals differenziert betrachtet werden.
geht es hier aber wirklich um die o.g. Problematik, weil Konzerne (u.a. KFZ bspw. Audi - EDI), Krankenkassen (Lieferanten bzw. Kunden/Versicherte o. QR-Codes) usw. führen die Rechnung-Einreichung schon lange über Daten-Bridges ab.

Aber auch EDV-Dienstleister (soweit diesbzgl. überhaupt Verträge bestehen bei Einzel-/Klein und mittlere Unternehmen KMU) sind gefragt, denn E-Mails müssen ja auch, unabhängig von der Buchhaltungs-Archivierung, entsprechend gesichert werden.

http://www.securepoint.de/prod…erung.html

Interessant wird es, wenn es gemixte Fax-Systeme gibt (herkömmlich und EDV-gestützte), müssen hier bspw. dann die (herkömmlichen) Papierfaxe nachträglich digitalisiert werden?


http://www.tecchannel.de/a/e-m…ck,2052957

1&1 verweist bspw. auf :Rechtssichere E-Mail - Archivierung - whitepaper mailstore

Aufbewahrung und Archivierung betrieblicher E-Mails IHK SH IHK Leipzig

matic-tec schreibt ua:


... die Bäcker, Metzger ums Eck wissen das alles "100%-ig" denn selbst die Angebote für ein Geschäftsessen/-Party/Firmenbewirtung/Catering - digitale Tischresevierung? ....
dh. aufrüsten oder digitale Kommunikation einstellen

Word und Excel scheinen ok zu sein, wenn dies nur zur Erstellung der Rechnung, also eher wie eine Schreibmaschine verwendet werden und die Belege dann gebucht und separat in Papierform archiviert werden. Speichert man jede Rechnung als doc oder xls separat ab, muss digital revisionssicher archiviert werden. Ich frag mich, wie das kontrolliert werden soll...
Gruß
Raimund

tja, was ist denn dann das Original? Der Empfänger hat die Mail mit dem Scan und nur für ihn ist es ein/das Original? Ich denke, das ist für jeden anders, also jeder für sich, aber so ganz sicher bin ich mir da nicht.

Mit meiner Bemerkung meinte ich dann auch:
Beim Ersteller: Wie will jemand kontrollieren, ob die ausgedruckte Rechnung mit einer Vorlage erstellt wurde oder mit einer einmaligen Kopie? Wäre mir neu, dass die Buchprüfer Staatstrojaner einsetzen dürfen

Ich meine, dass das Thema "Excel & Word nicht GoBD-konform" eine Panikmache der Vertreter der Archivierungs-Softwarebranche ist. Jedenfalls in der Art, wie das Problem umschrieben wird.

In den GoBD (Rz. 120) steht


Also wäre die Lösung bezgl. Excel & Word:
Ausgangsseite: Excel & Word gelten als "Schreibmaschine". Der Ausdruck ist der Beleg, der zu buchen und zu archivieren ist. Excel bzw. Word-Dateien nicht speichern. Wenn doch, dann archivieren.
Eingangsseite: Keine Rechnungen im Excel- oder Wordformat annehmen (Wer macht sowas?). Wenn doch, dann archivieren.

Das ist wohl der Fall, den die allermeisten Rechnungsschreiber, die keine Komplettlösung mit Fakturierung, Warenwirtschaft, Buchhaltung verwenden, gehen. Word wird als Schreibmaschine benutzt und der Beleg ist der zweite Ausdruck der Rechnung, der mit einem Stempel KOPIE versehen wird. Der wird abgeheftet und später in der Buchhaltung gebucht. Die zurückbleibende Word-Datei ist nicht systemrelevant und wird offiziell weiterhin als nicht vorhanden ignoriert. Für eine WIEDERVERWENDUNG wird sie aber trotzdem gespeichert, denn es macht keinen Sinn, bei der nächsten Rechnung über den gleichen Inhalt an den gleichen Empfänger (ich denke hier jetzt z.B. an den Hausmeisterdienst, der monatlich eine Rechnung über Dienstleistung an die betreuten Objekte schreibt) alles wieder von NULL neu einzutippen - ggf. 12mal im Jahr. Man hebt die letzte Rechnung auf, aber eben nicht als Geschäftsdokument, sondern nur als Überbleibsel, das ich beim nächsten Mal wieder als weitgehend vorausgefüllte Schreibmaschine verwende. Der Unterschied liegt darin, ob es für das Unternehmen ein Geschäftsdokument oder irgendeinen Schmierzettel darstellt. Dass ich - fernab der Geschäftsdokumente - irgendwelche Schmierzettel AUCH abspeichere, um bei Bedarf wieder darauf zugreifen zu können, kann mri niemand verbieten und kann auch niemand überprüfen. Zumindestens sind wir noch nicht so weit, daß ohne Durchsuchungsbeschluß die gesamten Datenträger einer Firma durchsucht werden (können), ob da irgendwo die vorausgefüllte Rechnung für Herrn Müller zusätzlich zum Original/Kopie in der Buchhaltung noch irgendwo abgespeichert ist.

Ich gehe auch davon aus, daß das eine Panikmache der Archivierungsbranche ist, die da goldenen Boden wittert. Wenn dem wirklich so wäre, wie Du es verstehst, müßte der größte Teil aller Deutschen Personenfirmen wegen absoluter Überforderung den Geschäftsbetrieb sofort einstellen.

Und was den Fortlauf der Rechnungsnummern betrifft: Klar, darauf muß man achten. Aber nichts einfacher als das. Man muß halt irgend eine Liste führen, in der jede verwendete Rechnungsnummer sofort nach "Eintippen in die Schreibmaschine" dokumentiert wird. Dann sehe ich beim Schreiben der nächsten Rechnung sofort, welche Nummer die bekommen muß. Ob diese Liste nun in Excel geführt wird (von da aus könnte ich ggf. dann noch einen Buchungsimport für die Buchhaltung erzeugen) oder ob sie tatsächlich in einem Rechnungsausgangsbuch zeilenweise eingetragen wird nach dem Motto "Rechnung Nr. 0815 am 27.1.2016 über netto 215,27 EUR an Firma Müller" ist auch wieder nicht systemrelevant, denn dies ist auch wieder nur ein Schmierzettel. Relevant sind nur die bei der Rechnungserstellung sofort gefertigten und abgehefteten Kopie-Ausdrucke im Rechnungsausgangsordner der Buchhaltung. Alles Andere gibt's sozusagen nicht, das sind nur Arbeitserleichterungshilfsmittel, die mit der Buchhaltung nichts zu tun haben. Und irgendwelche Schmierzettel zur schnelleren Findung von irgendwas zusätzlich abzuspeichern, das kann mir niemand verbieten. Könnte ja auch jederzeit auf einem USB-Stick oder einem externen Cloudspeicher sein, der "mit der Firma nichts zu tun hat" - das findet und beweist niemand. Das mit dem Rechnungsausgangsbuch mit Handeintragung zur Ermittlung der nächsten freien Rechnungsnummer kenne ich übrigens in Natura von mehreren Kleinfirmen.

Und was jetzt die Eingangsrechnungen betrifft: Es ist "hinterher" (also bei einer Prüfung nach mehreren Jahren) sicher nicht mehr feststellbar, ob eine Rechnung beim Absender mit dem Farbdrucker ausgedruckt wurde und dann das Papier körperlich zugestellt wurde, oder ob das PDF elektronisch zugestellt und sofort nach Eingang auf dem lokalen Farbdrucker ausgedrukt wurde. Einziges Indiz (hat mir vor ca. einem Jahr ein Steuerprüfern mal gesagt) ist, ob die Rechnung ggf. Faltspuren vom Lang-Briefumschlag aufweist - das deutet dann auf körperlichen Posttransport hin, oder ob das Papier glatt ist - dann könnte es aber auch genauso gut in einem DIN C4 Umschlag ungefaltet transportiert worden sein. "Offiziell" sind natürlich alle im Ordner abgehefteten Rechnungen sämtlich in Papier eingegangen.

Beim Stb. gab es mal wieder ein Sachbearbeiter-Wechsel
ua. kamen wir auf die og. "10 Tage Frist" ...
Antwort war: Sie (Mandant) machen das schon richtig, die 10 Tage sind nicht in Stein gemeißelt und der Rest macht DATEV.
aha