Dauerlastschriften auf SEPA umstellen

Hallo zusammen,

die SEPA-Umstellung rückt näher und ich habe eine Frage zum Verständnis :

Ich nutze die VR-Networld 4.42 und verwalte für meinen Verein ca. 150 Dauerlastschriften für Mitgliedsbeiträge termingesteuert mit verschiedenen Fälligkeiten (monatlich, vierteljährlich usw.)

Eine Umstellung aller Dauerlastschriften auf nur eine Fälligkeit pro Jahr geht leider aus verschiedenen Gründen nicht, also muß es auch mit SEPA weiterhin so sein.

Nun habe ich mittlerweile mitbekommen das die Version 4.42 mit SEPA dies nicht kann, die Version 5 soll das dann leisten können.

Meine Bank teilte mir mit das diese Version mit Lizenzschlüssel bis zum Stichtag Februar 2014 angboten werden wird, zwar nicht als CD sondern über Online-Update.

Was ich noch nicht ganz verstanden habe :

davon ausgehend das ich die Version 5 habe und die Dauerlastschriften in SEPA-Dauerlastschriften umgewandelt sind ... was ändert sich dann im Hinblick auf die Ausführung fälliger Lastschriften die bei Programmstart als fällig im Ausgangskorb angezeigt werden ?

Ist es dann wie bisher das ich diese durch senden abarbeite ?

Gruß
Tom
[Edit von Raimund: auf wichtig gesetzt und Titel erweitert.]

Hallo Tom,

da ich gerade auf den Sprung bin:
Es ändert sich einiges. Auch sollte man vor der Umstellung überlegen was man genau vorhat und benötigt. Dazu sber später mehr.

Viele Grüße

Holger

Hallo Tom,

so dann erst mal die wichtigsten Informationen.
Die 4.42 der VR-NetWorld Software kann bezüglich SEPA fast alles, was auch die 5.0 kann. Mit Ausnahme der softwareverwalteten Dauerlastschrift. Wenn Du diese Funktion benötigst, solltest Du auf die Version 5.0 upgraden! Über Tricks und manuellem Aufwand ist es in der 4.42 zwar auch möglich SEPA Lastschriften immer wieder einzuziehen, aber das macht nur Sinn für eine Übergangszeit, oder wenn man z.B. eine Vereinsverwaltung nutzt, die Zahlungen noch in DTA oder CSV Formaten ausspuckt. In dem Fall muss man sich aber etwas KnowHow aneignen, um die Terminplanung SEPA gerecht hinzubekommen.

Dann sind wir auch schon beim Thema.
Der größte Unterschied im „täglichen“ Doing zwischen einer bisherigen wiederkehrenden Lastschrift und einer wiederkehrenden SEPA Lastschrift besteht zum einen, dass diese nicht beliebig ohne Konsequenzen geändert werden kann und in der Terminsteuerung.
Zu Letzterem habe ich hier http://www.onlinebanking-forum…hp?t=16118 mal was zu geschrieben.

In Kürze:
Bei der bisherigen Lastschrift hast Du die Lastschrift zu einem festen Termin versendet und davon abhängig ist dann die Lastschrift dann x Tage später belastet worden. Hast Du später versendet, wurde halt später belastet.
Bei SEPA ist das Ganze von der Abhängigkeit her gedreht und deutlich starrer. Bei der SEPA Lastschrift gibst Du das fixe Belastungsdatum ( Das kann nicht so einfach geändert werden, sondern über diese Änderung muss –wenn nicht anders vereinbart 14 Tage vorher informiert werden) an. Davon abhängig ist das späteste mögliche Versanddatum. Die Ermittlung dieses variable späteste Versanddatum wird erschwert da es unterschiedliche Vorlaufzeiten gibt, die Abhängig davon sind, ob die Lastschrift das erstem mal unter SEPA oder bereits ein weiteres Mal unter SEPA eingezogen werden.
Beispiel erster SEPA Einzug zum 01.02.2014 bedeutet spätester Versand am 24.01.2014. Der nächste Einzug zum 01.03.2014 braucht hingegen erst am 26.02 erfolgen, der zum 01.08.2014 zum 29.07.

Bei einer SEPA Dauerlastschrift hat man daher die Wahl (wenn die Software es dem Anwender vereinfachen möchte) ob man SEPA like die Lastschriften einreicht und damit variabel an den Versand erinnert wird (gem. dem Beispiel am 24.01, 26.02 und am 29.07) oder man wählt einen fixen Termin für den Versand der immer reicht. (gem. dem Beispiel würde es reichen immer am 24. zu versenden was man sich besser merken kann und der bisherigen Lastschrift mehr ähnelt.). Die VR-NetWorld Software unterstützt unter Anderem diese beiden Varianten.

Zum Vorgehen muss man sich überlegen, was man schon hat und was man alles in der VR-NetWorld Software machen möchte und welche externen Informationen man ggf. noch in die VR-NetWorld Software bekommen muss z.B.:
Hast Du schon Mandate oder möchtest Du die aus der VRWNS erzeugen lassen (Als Mandat oder über eine Umdeutung)?
Wenn durch die VR-NetWorld Software, erwägst Du ein Begleitanschreiben?
Möchtest Du die Umdeutung nutzen und per Mail das Ganze machen?
...?
...?

Ich gehe mal davon aus, dass Du deine GläubigerID schon hast!?

Das eigentliche Ändern der IZV Dauerlastschrift in eine SEPA Dauerlastschrift ist nachher trivial. Komplexer oder Aufwendiger (z.B. für alle Kontakte die Adressdaten pflegen) sind nur Vorbereitungen, die Du ggf. vorher erledigen musst. Machst Du das nicht, wird die Korrektur nachher schwerer da man dann ggf. wissen muss, was man schon gemacht hat und welche Konsequenzen das ggf. nach sich zieht, damit man etwas anpassen oder neuerstellen kann.

Daher bitte mal kurz erklären wie Du dir die Umstellung bisher vorgestellt hast und was Du bisher so vorbereitet hast.

Viele Grüße

Holger

Hallo Tom,

Ist euer Dachverband eine eigene juristische Person? Dann braucht ihr eine eigene GläubigerID.

Dürfte für bei den Meisten so der Fall sein.

Exakt das geht so.


Das Wandeln der Dauerlastschriften in SEAP Dauerlastschriften ist wie geschrieben: simpel (Nicht machen, aber zur Erklärung: „Aufträge markieren > rechte Maustaste > SEPA Konvertierung > in SEPA Auftrag umwandeln“ Aufträge kontrollieren und bestätigen > fertig. Es werden alle Mandate, die noch nicht vorhanden sind automatisch erzeugt.).

Aber wenn Du bestehende Lastschriften umwandelst, musst Du die bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA Mandate umdeuten und dabei dem Schuldner u.a. Mandatsreferenz, deine Gläubiger ID und den Umstellungstermin mitteilen.
Das kannst Du alles aus der Software heraus machen, aber Du musst z.B. wissen, ob euer Verein eine eigene Logik bei der Mandatsreferenz plant (dann musst Du die Info in die Software bekommen) – wenn nicht erzeugt die Software eine nach einem Muster, das Du einstellen kannst. Wenn Du die Umdeutung oder die Mandate aus der Software heraus erzeugen (oder per Mail versenden) lassen möchtest, benötigst Du Adressen und/oder Mailadressen in den Stammdaten (haben die Wenigsten in einer Zahlungsverkehrssoftware).
Das sind Dinge, über die man sich vorher Gedanken machen muss, wenn man sich später nicht unnötige Arbeit haben möchte. Neben der Terminsteuerung ist das Thema Mandate die zweite gravierende Änderung die mit SEPA kommt. Die Mandate sind immer Bestandteil der Lastschrift und werden bei jedem Einzug mit übertragen. Daher muss Papier und elektronischer Datensatz die gleichen Infos enthalten.

Viele Grüße

Holger

Exakt das ist möglich. Wenn Du eh ein Begleitschrieben vorhaben solltest, in dem Du ggf.zusätzliche Informationen beifügst, dann kannst Du dir auch die Pflege der Adressen sparen.
Ansonsten ist es eine Frage des Aufwands, ob Du die ganzen Adressen manuell in der VRNWS pflegen möchtest, oder ob Du die Daten exportierst, in Excel einliest und anreicherst, oder in der VRNWS komplett löschst und aus einer anderen Quelle einliest. Das ist dann immer eine Frage dessen, was Du an Daten hast und wie Aufwand und Nutzen in einem Verhältnis stehen.

Im Zwiefel immer eine Datensicherung machen und "rumspielen" dann bekommt man ein Gespür dafür was wie funktionieren könnte.
So kannst Du dir mal in den Einstellungen die Option zur Vergabe der Mandatsreferenz anschauen und - Sicherung vorrausgesetzt - bereits in der Version 4.42 die Mandate zu den Dauerlastschriften erstellen lassen (Dauerlastschrift markieren > Rechte Maustaste > SEPA Konvertierung > SEPA Mandate erstellen).
Anschliessend kannst Du Dir den Ausdruck der Mandate oder der Umdeutungschreiben anschauen (Achtung bei unvollständigen Angaben benötigst Du die Version 4.42 Build 17)

Wenn Du die 5er noch nicht hast und keine Lust auf Export/Import hast, kannst Du so z.B. schon hingehen, die Mandate erstellen und dann in Ruhe die Adressen manuell einpflegen. Diese Mandate werden später dann automatisch bei der Konvertierung der Aufträge diesen zugeordnet. So kann man die notwendigen Arbeiten z.B. etwas strecken.

Hast Du Fälle, bei denen Du zu einer Kontoverbindung mehrere Einzugsermächtigungen (und damit Mandate) pflegen musst (typischer Fall ist wenn die Beiträge der Kinder von den Eltern eingezogen werden, die aber formell getrennt sein sollen)? Dann gäbe es nachher noch ein paar Dinge für diese separat zu pflegen.

Wie geschrieben, das Wichtigste ist, dass man sich halt vorher ein paar Gedanken darüber macht was man hat und was man will. Ohne fällt man trotz aller Unterstützung unter Umsänden leider auf die Nase.

Viele Grüße

Holger

Hallo Tom, du kannst erneut einziehen, wenn sich sonst nichts wesentliches ändert, was ein neues Mandat erforderlich machne könnte. Bei dem Wechsel einer Bankverbindung dann mit "first".
Du müsstest aber neu Benachrichtigen, insbesondere wenn du die Rücklast-Kosten mit einholen möchtest.

Hab ich mal auf wichtig gesetzt, da ich glaube, dass euer Dialog in den nächsten Monaten tausendfach in D geführt werden wird, vielen Dank euch beiden. (Hab dann gleichzeitig den Doppelpost gelöscht.)

Gruß
Raimund

Hallo Michael,

Also einer von uns beiden kann nicht zählen und da ich nach einem kurzen Check 10 Finger gezählt habe, würde ich vermuten ich bin es nicht…


Wenn Du das späteste Versanddatum überschritten hast und versuchst die Aufträge trotzdem zu versenden wirst Du darauf hingewiesen. Du hast dann die Wahl den Auftrag trotzdem einzureichen oder den Termin auf den nächstmöglichen zu ändern (für alle betroffenen Aufträge). Die erste Option wird nur funktionieren, wenn die Bank in den starren Informationen der BPD eine längere Vorlaufzeit eingetragen hat, aber untertägig bis zu einer bestimmten Uhrzeit noch alle Zielbanken erreichen kann. Die zweite Option entbindet nicht davon, dass gem. den Regularien eine Prenotification mit dem geänderten Termin erfolgen muss……
Beim Rechnerstart wird an fällige Aufträge erinnert – gilt nicht für die mobile Version. Fällige Aufträge landen im Ausgangskorb.


Ist an die SEPA Notwendigkeiten angepasst


Nein und ggf. auch ja…
SEPA Lastschriften sind bankverwaltete terminierte Aufträge. Damit gehört da in der Regel ein Satz von Aufträgen dazu (was es z.B. für die Hobbyprogrammierer nicht einfacher macht)
Bei Einzellastschriften (jeweils für CORE und B2B)
- Einreichen
- Ändern
- Löschen
- Bestand abrufen
- (ggf. noch vorgemerkte Änderungen)

Bei Sammellastschriften (jeweils für CORE und B2B)
- Einreichen
- Löschen
- Abrufen

Wenn die Bank den Satz anbietet,
kannst Du die Aufträge bei den Einzellastschriften noch löschen oder ändern. Das geht aber nur, solange die Lastschrift noch bei deiner Bank ist – bei der Ersteinreichung ist die Lastschrift spätestens 5 TARGET Tage vor der Belastung bei der Bank des Schuldners. Da geht dann nichts mehr (über HBCI)
Bei Sammellastschriften geht nur Löschen und ggf. den geänderten Sammler neu einreichen.

Viele Grüße

Holger

PS und wie viele Fragen hast Du gezählt ?