Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

automatischer Abgleich Zahlungen Geschäftskonto

 
servilianus
 
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Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 09:25 Uhr  ·  #1
Liebe Foristen,

ich bin neu hier, weil ich hoffe, von Euch einen Rat / Tipps für mein Anliegen zu erhalten.

Ich bin Arzt und verwalte meine Patienten mit einem Patientenverwaltungsprogramm namens "Epikur". Aus diesem Programm heraus kann ich den (Privat)Patienten Rechnungen erstellen (pdf oder eBrief). Diese gestellten Rechnungen kann ich aus Epikur heraus in einer .csv-Datei exportieren. Die .csv-Datei enthält folgende Felder: Rechnungsnummer, Name, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag.

Ich suche jetzt ein Programm, was die Zahlungen auf meinem Geschäftskonto mit den gestellten Rechnungen vergleicht.

Dazu müsste ich die .csv-Datei / Ausgangsrechnungen in das Programm importieren können. In den Programmen, die ich mir angeschaut habe (z.B.: Billomat, Sevdesk, lexoffice) lassen sich jedoch nur Kundendaten per csv. importieren, jedoch keine Ausgangsrechnungen. Die Rechnungen müsste ich in den genannten Programmen vielmehr selbst immer nocheinmal händisch anlegen - was einen viel zu großen Aufwand bedeutet.

Hat hier jemand eine Idee/Erfahrung, ob es ein Programm gibt, in das ich meine Rechnungen importieren kann? Egal ob zu Selbstinstallation oder Cloud-Lösung. Falls Selbstinstallation: Ich verwende Macs, Server ist eine Synology DS 715 mit Docker und Virtueller Maschine (Linux).

Ich danke Euch!
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 12:11 Uhr  ·  #2
Hallo Servilianus,
interessante Aufgabe.
Du schreibst "Vergleich" der Rechnungen mit den Kontobewegungen. Reicht das schon, geht es z.B. lediglich um Mahnung säumiger Patienten oder soll es um weitergehende buchhalterische Aufgaben gehen?
Verwendest du ein eventuell ein spezielles Konto für deine ausgehenden Rechnungen, so dass dort nur die bezahlten Rechnungen eingehen?
Falls nicht - oft erleichtert diese verbreitete simple Maßnahme die Verwaltung ungemein und man kommt schon mit einer Tabellenkalkulation aus, um die offenen Forderungen abzugleichen.
Gruß
Raimund
servilianus
 
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 13:54 Uhr  ·  #3
Danke ersteinmal für die Rückmeldung.
- Ja, es handelt sich um ein Konto, auf das die Patienten die in Rechnung gestellten Honorare überweisen. Es sollen keine weiteren buchhalterischen Aufgaben getan werden.
- Das Programm soll nur die Zahlungseingänge auf dem Online-Konto täglich überwachen und Alarm geben, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist.
- Mit den diversen Programmen, die ich gefunden habe, ist das ja alles möglich. Nur muss ich dafür die Rechnungen im Programm selbst erstellen, statt die Ausgangsrechnungen/Rechnungsdaten in csv-Format einfach importieren zu können. Bei den diversen Programmen kann ich zwar Kunden/Kundendaten importieren, bringt mir aber nichts, weil ich ja auch das Rechnungsdatum und - Betrag importieren muss.
- ich möchte keine Excell-Tabellen entwerfen und selbst täglich in meinem Online-Konto manuell die Zahlungseingänge vergleichen. Ist bei der grossen Anzahl von Patienten nicht möglich.
Ideen hierfür?
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 14:27 Uhr  ·  #4
Bitte zuerst den Entwickler kontaktieren, denn evtl ist ein Online-Banking Modul vorhanden und nur noch nicht eingerichtet bzw als Erweiterung zu beziehen.

Des weiteren wie/wer führt die Buchhaltung durch? STB. mit DATEV?
msa
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 14:41 Uhr  ·  #5
Das eigentliche Problem bei Deinem Wunsch ist in der Formulierung "im CSV-Format" verborgen.

Das CSV-Format gibt es nicht. CSV bedeutet Comma-Separated-Values - also Felder, die durch Kommas getrennt sind, jeder Datensatz ist durch Zeilenvorschub begrenzt. Importieren kann man eine solche Datei nur dann, wenn die Anzahlen, Abfolgen, Formatierungen usw. der Felder in diesen Datensätzen beim erstellenden/exportierten Programm identisch ist zum importierenden Programm. Jeder Programmierer / Softwarehersteller erfindet da seine eigenen Formate.

Das Programm, das Du nun suchst, müßte also ausdrücklich dafür erstellt worden sein, die Daten in exakt dem Format zu importieren, in dem Dein Programm sie bereitstellt. Um welches Programm es sich da handelt hast Du uns bisher nicht mitgeteilt. Und ich befürchte, dass es keinen Programmhersteller gibt, der einen Import für genau Deine Datei programmiert hat. Aus genau diesem Grund sollten bzw. müssen die Rechnungen in einem "passenden" Programm erstellt werden. Alternativ muss man ggf. ein Umsetzprogramm schreiben das das Export-CSV-Format in das Import-CSV-Format umsetzt. Ggf. kann man das auch mit einer entsprechenden Excel-Tabelle besorgen.

Quintessenz: Suche Dir ein Programm, das vom Prinzip her das macht, was Du möchtest (Abgleich) und sorge dann in einem zweiten Schritt dafür, dass Deine CSV-Datei so erstellt bzw. umgesetzt wird, dass sie zu dem Import paßt. Ob so ein Programm in der Form existiert, bezweifle ich allerdings...
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 15:23 Uhr  ·  #6
@msa
Das Programm wurde benannt, es handelt sich um Epikur siehe #1

Da dieses Programm auch Mahnungen unterstützt, müsste ein Kontoumsätze Modul vorhanden sein, mindestens erwerbbar, denn sonst müssten ja alle User so ein Abgleichstool benötigen.
Des weitern nach Abgleich musste manuell die Mahnung ausgelöst werden.

Danach erfolgt der Vorgang nochmals in ähnlicher Form über die Buchhaltung
servilianus
 
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 16:05 Uhr  ·  #7
Die aus Epikur generierten Rechnungsdaten sind in der csv-Datei Tabstop getrennt. Und beeinhalten, wie schon geschrieben, (nur) die Felder: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name, Betrag.

Die Datei / die Werte / Felder lassen sich in Excel o.ä. problemlos als wunderschöne Tabelle anzeigen.

Ich kann diese Datei/Tabelle auch problemlos in Programme zur Onlinekonto-Überwachung wie Lexware/Billomat/SevDesk o.ä. importieren. Das habe ich auch schon ausprobiert. Aber der Import ist in den gennanten Programmen immer nur im Bereich "Kunden" vorgesehen. Also um eine Kundenliste, die in einem anderen Programm erstellt worden ist, in die Kontenüberwachungsprogramme zu importieren. Wenn die Kunden dann in den Programmen angelegt sind, können von dort aus dann auch Rechnungen erstellt werden - und das Konto wird überwacht.

Aber genau diese doppelte Arbeit möchte ich ja vermeiden. Die Rechnungsdaten liegen ja bereits vor. Ich möchte jetzt nicht nochmal in den genannten Programmen nochmal Kunden = Patienten anlegen und Rechnungen schreiben. Denn leider gibt es für Epikur kein Modul zur Kontoüberwachung

Deswegen suche ich ein Programm, das den Import von Ausgangsrechnungen mit den genannten Feldern zur Konto-Überwachung unterstützt.

Oder wie würdet Ihr in meinem Fall vorgehen? Konkret: Ich suche irgendein Tool, was mein Geschäftskonto jeden Tag dahingehend überprüft, ob ein Geldeingang für die Rechnungsnummer 12345 mit Namen XY und Betrag Z vorgekommen ist. Und damit das Tool weiss, nach was es Ausschau halten muss, muss man die Rechnungsdaten ja in das Tool bekommen - eben als csv-Datei.

Ob die csv-Daten nun tabstop-, semikolon oder ,kommasepariert ist, ist ersteinmal zweitranging - notfalls kann ich dies auch als Zwischenschritt zunächst mit Excel ändern, vor dem Import.
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 16:19 Uhr  ·  #8
Hallo, in BankingZV kann man SUPA Dateien (ebenfalls einfach tabulatirgetrennt) in die Liste offener Aufträge laden. Man müsste nur die Spalten mit passenden Überschriften versehen und evtl Datums und Betragsformat anpassen.
servilianus
 
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 16:22 Uhr  ·  #9
Danke für den Tipp, das Programm sieht sehr schön aus - nur scheitert es schon daran, dass ich nicht so einfach aus einer .csv-Datei eine SUPA-Datei erzeugen kann, weil das Supa-Datenformat ja bestimmte Datenformate für Objekte erfordert...
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 16:54 Uhr  ·  #10
Zitat geschrieben von servilianus
- ich möchte keine Excell-Tabellen entwerfen und selbst täglich in meinem Online-Konto manuell die Zahlungseingänge vergleichen. Ist bei der grossen Anzahl von Patienten nicht möglich.
Ideen hierfür?

Verständlich - dazu gäbe es schon einige mögliche fertige Lösungsvorschläge und mit einigen Scripten wäre es auch nicht sooo umständlich, sofern sich nichts anderes praktikables findet.
Ich verlinkte mal einen der ersten Suchdienst-Treffer hier:
https://www.office-kompetenz.d…wer-query/

CSV-Tabellen kann man ja über den Umweg Excel oder Libre Office auch recht einfach umwandeln in ein Format, ohne dass das viel Mühe machen würde. Trotzdem bleibt es lästig. Ich würde solche Lösungen also eher als Plan B sehen.

Schreib bitte, wie du weiterkommst, Danke
Raimund
servilianus
 
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 17:32 Uhr  ·  #11
Den Link habe ich mir durchgelesen. Das erfordert ja schon profundes Excel-Wissen. Nein, anscheinend gibt es für meine Bedürfnisse keine fertige Lösung/Programm, was ich so nicht erwartet hätte: Verknüpfung mit meinem Geschäftskonto - Überwachung der Zahlungseingänge nach den Kriterium Rechnungsnummer/ gestellte Rechnung - Programm gibt Bescheid, dass Kunde mit bestimmter Rechnungsnummer überwiesen hat (oder überfällig ist).
Scheint darauf hinauszulaufen, dass die Sprechstundenhilfe doch jeden Tag die Rechnungseingänge manuell kontrollieren bzw. vergleichen muss. Trotzdem danke bisher!
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 20:38 Uhr  ·  #12
Post #4 übersehen?
servilianus
 
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 21:02 Uhr  ·  #13
Nein, den Post habe ich nicht übersehen. Wie schon geschrieben: Epikur hat (noch) keine Anbindung an Online-Banking. Zwar ist Privatliquidation möglich, mit Rechnungserstellung und Mahnwesen, Verschickung als E-Brief, PDF oder klassisch, Erinnerung, wenn Zahlung überfälig, - aber eben keine Anbindung des Praxiskontos. Kein Online-Banking-Modul. Deswegen bin ich ja seit Tagen auf der Suche. Das Einzige, was ich dafür bereitstellen kann, ist eine CSV-Datei mit den gestellten Rechnungen. Die die Felder: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name, Rechnungsbetrag beeinhaltet.
msa
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 09.02.2019 - 22:50 Uhr  ·  #14
Das Ganze ist auch etwas komplexer, als es auf den ersten Blick auschaut. Die Software müßte anhand der Buchung des Bankkontos eine korrekte Zuordnung einer Zahlung zu einer bestimmten Rechnung machen. Und das ist alles andere als trivial. Wenn jeder Patient die Rechnungsnummer in genau der vorliegenden Form an genau der richtigen Stelle hinschreibt. Tun aber leider die wenigsten. Wenn also die Rechnungsnummer nicht gefunden wird - was dann? Der Name? Wer sagt, dass der Patient selbst überweist oder der Name in der Kontobezeichnung genau so lautet wie das, was Du in Deinem Programm hast... Bleibt noch das Betrag - es kommt aber sicher vor, dass es gleichzeitig mehrere offene Rechnungen mit dem gleichen Endbetrag gibt. Und nun? Zu welcher davon gehört der Zahlungseingang? Das ist alles andere als simpel. Bei regelmäßigen Zahlungen kann man noch bei der ersten Zahlung irgend ein Charakteristium in einem Programm erfassen, das immer gleich bleibt und die Zahlung dann in Zukunft automatisch zuordnet. Aber Deine Zahlungseingänge sind ja in jedem Fall "einmalig", geht das auch nicht. Wenn Du DIr Deine Zahlungseingänge anschaust, dann wirst du sehen, wie kreativ die Überweisenden sind bei der Erstellung ihrer Überweisung und dem Verwendungszweck...

Das Ganze ist so komplex, dass es z.B. in der Immobilienwirtschaft Banken gibt, die für Verwaltungen ganze Kontnummernsysteme bereitstellt. Das heißt, jeder Mieter bekommt nicht "das Mietkonto" genannt, auf das er überweist, sondern jeder Mieter bekommt ein eigenes Konto genannt, das nur für ihn gilt und wo dann die eingehende Zahlungen direkt sofort diesem Mieter zugeordnet werden können. Sowas kommt aber in Deinem Fall eh nicht in Frage. Somit ist die vollautomatische Zuordnung eh sehr schwierig. Wohl auch deswegen gibt es in dem Bereich so gut wie keine fertigen Lösungen.
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 10.02.2019 - 09:06 Uhr  ·  #15
Hallo, kannst du mir ein kleines Beispiel der CSV Datei schicken? Ich würde den Kollegen mal schnell einen passenden Importfilter für BankingZV machen lassen. Dann hättest du alles was du brauchst.
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 10.02.2019 - 10:00 Uhr  ·  #16
@Andreas
Der Berliner Entwickler soll dein Programm generell einbinden 😉
servilianus
 
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 10.02.2019 - 10:04 Uhr  ·  #17
@subsembly: Ich habe Dir/ Ihnen eine PM geschickt
@msa: Ich kann Deine Ausführungen nachvollziehen. Mir ist klar, dass es zu Problemen kommen kann, wenn Patienten bsp. keine Rechnungsnummer angeben. Also dass ich immer wieder manuell das Konto überprüfen muss. Aber die von Dir genannten Probleme können ja auch entstehen, wenn man Programme wie Lexware oder ähnliches benutzt, die ja genau das machen, was ich suche. Mit dem Unterschied, dass man dort die Rechnungen innerhalb des Programmes schreiben muss - und ich keine "Offene Posten-Liste" oder "Ausgangsrechnungen aus Fremdprogrammen" o.ä. per csv importieren kann.
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 11.02.2019 - 12:52 Uhr  ·  #18
Zitat geschrieben von servilianus
Wie schon geschrieben:

nun ja die Wdh. brauch ich nicht ;-)
Zitat geschrieben von servilianus
Nein, den Post habe ich nicht übersehen.

aber bisher nur ein Teil beantwortet, denn die Buchhaltung macht doch in der Regel eine OPOS-Liste, dh. selbst wenn @subsembly oder StarmoneyBusiness (= crossposting in deren Forum - ungern gesehen) dir eine Lösung bieten, ist manuelle Mahnung usw. trotzdem notwendig und im weiteren Verlauf muss die Buchhaltung das "gleiche" nochmals machen.
DATEV UnternehmenOnline = Stb. wäre bspw. ein Produkt was ein Abgleich machen könnte
oder https://candis.io/?lang=de
servilianus
 
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 11.02.2019 - 16:22 Uhr  ·  #19
Liebe Mitleser,

@infoman: Leider kann candis kann die Epikur-csv-Daten nicht einlesen, Datev ebenfalls nicht. Ich hatte beide schon angeschrieben.

Aber: Ich möchte jetzt hier offiziell ein ganz großes Lob aussprechen. Für alle, die mir Tipps und Hilfe gegeben haben. Vor allem aber möchte ich der Firma Subsembly hier danken, deren Geschäftsführer diesen Thread mitgelesen hat: Man hat mir heute doch tatsächlich eine kleine csv-Schnittstelle in ihr Programm gebastelt, womit ich Rechnungen als zu erwartende Überweisungen 1:1 importieren kann. Kein anderes auf dem Markt befindliche Programm kann dies bisher nach meinen Recherchen.

Das bedeutet: Ich kann zumindest umkompliziert/automatisiert nachvollziehen lassen, welche Patienten gezahlt haben. Das Mahnwesen/Überprüfen im Hinblick auf nicht-zahlende Patienten erfolgt dann manuell. Aber das ist machbar.

Das Ganze hat mir schon enorm weitergeholfen! Daher ist meine Thread-Eingangsfrage beantwortet worden.

P.S.: Es wäre toll, wenn sich hier eine Zusammenarbeit zwischen Epikur & Subsembly entwickeln könnte - eine Verzahnung zwischen Patientenverwaltung - Rechnungsstellung und Online-Zahlungseingangs-Überprüfung. Für alle ärztliche Kollegen, die ihre Abrechnung nicht in die Hände von großen Abrechnungsgesellschaften geben wollen, sondern sie selbst übernehmen möchten.
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Re: Tipps/Vorschläge für geeignetes Programm

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Gepostet: 11.02.2019 - 17:42 Uhr  ·  #20
Zitat geschrieben von servilianus
Leider kann candis kann die Epikur-csv-Daten nicht einlesen

das ist richtig und in dem Fall gar nicht notwendig, da die Daten also PDF in den "Pool" geworfen wird, dann je nach Qualität OCR aufbereitet und danach verarbeitet.
die gilt für Ein-/Ausgangsrechnungen

Zitat geschrieben von servilianus
Datev ebenfalls nicht.

finde den Fehler:
https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/candis/
https://hilfe.candis.io/candis…ect-online


nochmals meines Erachtens ist o.g. Gedanke zu kurz gesprungen, aber wenn es so ausreicht ist ja gut.
(nicht mein Geld, Zeit und Aufwand)


Zitat geschrieben von servilianus
P.S.: Es wäre toll, wenn sich hier eine Zusammenarbeit zwischen Epikur & Subsembly entwickeln könnte

Also Epikur vorschlagen inkl. dem Hinweis auf den Import-Filter bzw. die API wo Subsembly ja anbietet.
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