monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

 
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monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 12:07 Uhr  ·  #1
Hallo liebe Fachleute,

ich hoffe, Ihr könnt mich mit meinem Vorhaben unterstützen.

Zunächst zur Ausgangslage. Wir sind eine Arztpraxis und haben einige Patienten, deren monatliche Rechnungen wir per Lastschrift einziehen. Dazu habe ich also in BankingZV (Mac) die Patienten als Lastschriftzahler hinterlegt (Kontoverbindung, Lastschriftmandatsnummer, etc.). Die Rechnungsbeträge und zugehörige Rechnungsnummern variieren jeden Monat.

Der bisherige Vorgang ist nun, wenn ich neue Rechnungen einziehen möchte: Ich klicke in BankingZV Lastschriften an, suche mir den Zahlungspflichtigen, fülle den Betrag aus und im Verwendungszweck die Rechnungsnummer und lege fest, wann die Rechnung beim Zahlungspflichtigen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden soll.

Das mache ich also für alle Patienten, deren Rechnungen wir dann einziehen. Bin ich fertig, übersende ich die Aufträge dann als Sammeldatei an unsere Bank, fertig.

Das oben beschriebene Verfahren ist sehr manuell gehalten und fehleranfällig (z.B. Tippfehler im Rechnungsbetrag, falsche Rechnungsnummer im Verwendungsbetreff). Und ist auch langwierig.

Ich suche nun eine Möglichkeit, um dieses Verfahren zu erleichtern. So kann ich mir aus unserem Patientenverwaltungsprogramm (Epikur) eine CSV-Datei erzeugen, mit den Lastschriftzahlern (also Namen, Rechnungsnummer, Betrag etc.). Kann ich auch in BankingZV einspielen, z.B. als Buchung oder offene Posten. Nützt mir aber nichts, weil ich daraus dann keinen Lastschriftauftrag erzeugen kann.

Oder gibt es im Netz für den Mac irgendein Tool, wo ich also einmalig die Lastschriftzahler hinterlege, ich dort dann per CSV-Import zu den angelegten Lastschriftzahlern jeweils die Rechnungsnummer / Betrag ändern kann - und mir das Tool dann eine XML-Zahlungsdatei ausspuckt, die ich wieder in BankingZV einspielen kann?

Ich weiss, dass ich direkt in BankingZV monatlich wiederkehrende Lastschrifteinzüge anlegen kann - dies jedoch nur für monatlich gleichbleibende Beträge und für alle gleichbleibenden Verwendungsbetreff.

Ich habe noch keine Lösung gefunden, wie ich monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge irgendwie für/mit BankingZV so automatisieren kann, ohne jedes Mal in Sorge zu sein, dass ich mit meinen fetten Fingern im Rechnungsbetrag eine "0" zu viel eingebe. Es geht mir also schlicht darum, einen Automatismus zu entwickeln, dass ich nicht mehr jedes mal selbst den Rechnungsbetrag und die Rechnungsnummer = Verwendungsbetreff irgendwo eingeben muss. (So ist es mir tatsächlich schon passiert, dass ich als Rechnungsbetrag versehentllich die Rechnungsnummer eingegeben habe - und der Patient plötzlich um mehrere tausend Euro von mir erleichtert wurde...)

Vielleicht gibt es ja Anregungen dazu, in welche Richtung ich weiter forschen kann. Vielen Dank!
msa
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 12:16 Uhr  ·  #2
Dein Anliegen ist durchaus verständlich und berechtigt, doch fürchte ich, dass es ein fertiges Tool, wie Du es suchst, nicht gibt. Grund ist, dass die Vorgehensweise "Quelle exportiert nur Betrag und Rechnungsnummer, Bankingprogramm erzeugt daraus Lastschriften" komplett unüblich ist. Eigentlich alle Branchenlösungen, die eine Schnittstelle zur Bank besitzen, erzeugen dann gleich selbst "bankfachliche" Exportdateien - also SEPA-XML-Dateien mit fertigen Lastschriften. Das Bankprogramm kann diese einlesen und direkt zur Bank übertragen. Es wird also hier quasi nur als Postkutsche benutzt. Bei gewissen Instituten (Sparkassen, Volksbanken) kann sich der Kunde dann gleich die Kundensoftware komplett sparen, da dort diese Lastschriftdatei (und natürlich auch Überweisungsdateien) direkt im WebBanking hochgeladen und freigegeben werden können.

Vor diesem Hintergrund gibt es quasi keinen Markt für derartige Zwischentools, weil sie so gut wie niemand benötigt - und sie dann auch noch abhängig von den jeweiligen Programmen sind, mit denen sie eingesetzt werden. Du solltest vielleicht mal forschen, ob dein Praxisprogramm nicht vielleicht (ich würde das erwarten) selbst in der Lage ist, fertige XML-Dateien auszugeben, dann das wäre der Normalfall. Ansonsten wirst Du Dir da wahrscheinlich ein kleines Tool für Deine Anwendung speziell programmieren lassen müssen.
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 12:45 Uhr  ·  #3
Danke für die rasche Antwort und die klare Erläuterung. Ich habe es befürchtet. Leider stellt das Patientenverwaltungsprogramm, mit dem wir die Privatrechnungen erzeugen, als Schnittstelle nur CSV Dateien zur Verfügung, oder eine PAD-Schnittstelle für kommerzielle Abrechnungsstellen, keine Schnittstelle für Banken oder Bankprogramme. Daher kann ich auch keine Bankverbindungen der Patienten im Programm hinterlegen.
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 13:25 Uhr  ·  #4
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 13:41 Uhr  ·  #5
@infoman: Danke für die Links! Epikur (wie auch Konkurrenzprogramme) steht leider auf dem Standpunkt, man sei ein Patientenverwaltungs- und kein Abrechnungsprogramm. Technisch könnte man das alles sicher implementieren, aber man sieht wohl nicht den Bedarf, weil die meisten Kollegen die Abrechnung komplett über eine externe Abrechnungsstelle machen, und sich nicht selber um die Rechnungsstellung kümmern.
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 14:18 Uhr  ·  #6
Ich meine, technisch ginge das ja wahrscheinlich mit BankingZV, nach meinem Laienverständnis. Denn ich kann ja problemlos die Patienten/Zahlungspflichtigen in BankingZV importieren. Liegen mit dort dann z.B. als erwartete Gutschrift vor. Nun müsste man die alle markieren können --> umwandeln in: --> Lastschrift.
BankingZV erzeugt nun jeweils eine Lastschrift mit Name, Betrag und Rechnungsnummer (im Betreff). Was fehlt sind noch die Bankverbindungen des Zahlungspflichtigen und Mandatsreferenz. Doch diese Daten hatte ich aber zuvor bei der Erstanlage des Lastschriftpflichtigen eingegeben. Müsste BankingZV dann "nur noch" irgendwie automatisch vergleichen / auslesen / ausfüllen...
Und dann schicke ich die so erzeugten Lastschriften ab.
msa
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 17:15 Uhr  ·  #7
"müsste" ... "nur noch" - klar. Aber das ist Konjunktiv - also etwas, was man gerne hätte, was das Programm aber nicht leistet (leisten kann), weil es eben in dieser Form nicht programmiert ist.

Die Anregungen von infoman bzgl. spwaapp und z-werk könnten ein Puzzleteil sein, können aber das Gewünschte so erst mal nicht leisten. Diese Tools können aus KOMPLETTEN Datensätze, die in CSV- oder Excel-Dateien vorliegen, eine XML-Zahlungsdatei erzeugen. Das ist aber im vorliegenden Fall nur die halbe Miete. Das, was in CSV vorliegt, sind ja nur der Betrag, die Rechnungsnummer und ein Personenkennzeichen (Name, oder Nummer oder irgendwas). Was noch fehlt, sind die Namen des Zahlungspflichtigen und die IBAN, die Mandatsreferenz, das Unterschriftsdatum. Die müssen "irgendwie" beigesteuert werden. Klar, das ist in Excel kein echtes Problem, wenn man sich damit auskennt. Ich weiß nicht, inwieweit Servilianus Excel-Profi ist.

Eine Idee wäre, dass man eine Excel-Datei mit drei Tabellenblättern hat. In der ersten Tabelle pflegt man die Stammdaten der Patienten, also Name, IBAN, Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum. In der zweiten Tabelle fügt man die Daten ein, die via CSV aus dem Patientensystem bekommt. Und im dritten Blatt schließlich baut man sich über die Excel-Funktion sverweis() die kompletten Datensätze zusammen: Anhand des Personenkennzeichens der Patientensystemdaten holt man sich den Kontonamen, die IBAN, Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum und mit der Rechnungsnummer baut man einen Verwendungszweck zusammen und holt den Betrag dazu. Damit ist der komplette Datensatz eigentlich fertig. Somit hat man dann einen kompletten Zahlungsdatensatz. Diesen könnte man entweder mit so einem Tool in eine XML-Datei umwandeln oder aber, was hier noch geschickter wäre, man baut sich einen SUPA.CSV-Datensatz zusammen. SUPA ist das Importformat von B4. Diese Tabelle speichert man sich schließlich ans SUPA.CSV ab und importiert sie in B4. Und schon hat man einen fertigen Sammelzahlungs-Lastschrift-Auftrag, den man direkt Senden kann. Wenn man in Excel halbwegs weiß, was man tut, ist das ne Sache von 5min.

@servilianus: Wenn Du meinst, dass Du mit so einer Excel-Tabellenlösung zurechtkommen könntest, kannst Du mich gern mal per PM anschreiben, dann zeigst Du mir, was Du für Daten aus Deinem Patientensystem rausbekommst und ich kann Dir eine Tabelle machen, die das geschilderte abbildet. Und dann schauen wir mal, ob Du damit zurecht kommst :-) Lösbar wäre das auf diese Weise in jedem Fall.
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 08.05.2021 - 18:17 Uhr  ·  #8
Zitat geschrieben von servilianus
Ich suche nun eine Möglichkeit, um dieses Verfahren zu erleichtern. So kann ich mir aus unserem Patientenverwaltungsprogramm (Epikur) eine CSV-Datei erzeugen, mit den Lastschriftzahlern (also Namen, Rechnungsnummer, Betrag etc.). Kann ich auch in BankingZV einspielen, z.B. als Buchung oder offene Posten. Nützt mir aber nichts, weil ich daraus dann keinen Lastschriftauftrag erzeugen kann.


Zitat geschrieben von msa
Was noch fehlt, sind die Namen des Zahlungspflichtigen und die IBAN, die Mandatsreferenz, das Unterschriftsdatum. Die müssen "irgendwie" beigesteuert werden. Klar, das ist in Excel kein echtes Problem, wenn man sich damit auskennt. Ich weiß nicht, inwieweit Servilianus Excel-Profi ist.

so viel fehlt doch eigentlich nicht, wenn "etc." die IBAN und Mandatsdaten enthalten würde, könnte man die Daten doch generieren lassen.
Wenn die Epikur-Leute definierbare Freifelder in der Patienten- und Abrechnguns-Datenbank freischalten würden, wäre das Thema doch nicht mehr sooo komplex. Womöglich sind die vom komplexen Thema Zahlungsverkehr lediglich abgeschreckt und man kommt weiter, wenn man etwas anders fragt?

Ansonsten hat msa natürlich einen durchaus brauchbaren Weg aufgezeigt, ein sehr nettes Angebot übrigens!

LG
Raimund
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 09.05.2021 - 09:41 Uhr  ·  #9
Hallo zusammen! Ich bedanke mich zunächst sehr herzlich für die tolle Unterstützung und Eure Gedanken zu meiner Problematik!
@msa: Vielen Dank für Deine Hilfe. Gerne sende ich Dir diesbezüglich eine PN!
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Re: monatlich wechselnde Lastschrifteinzüge automatisiert erstellen

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Gepostet: 12.05.2021 - 10:33 Uhr  ·  #10
So, ich möchte mich hiermit öffentlich nochmals ganz herzlich beim User msa bedanken! Er hat mir für mein Vorhaben dankenswerterweise ein Excel-Sheet konzipiert, was ich für meine Zwecke nun wunderbar anpassen kann. Durch die Beschäftigung damit habe ich als Nebeneffekt auch meine Excel-Kenntnisse (Funktion SVerweis) sprunghaft steigern können und gelernt, wie ich Daten in unterschiedlichen Blättern auslesen und in einem neuen zusammenfassen kann.
Danke für die Unterstützung.
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